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Tipps für Homeoffice und Kommunikation in Krisenzeiten

Von Zuhause aus arbeiten - das gilt es vorab zu klären:

  • Arbeitsrechtliche Fragestellungen klären: Homeoffice muss im Arbeitsvertrag oder über eine gesonderte Vereinbarung geregelt sein. Trifft dies nicht zu, dann muss Einverständnis im konkreten Fall hergestellt werden.
  • Erwartungen an das (pandemiebedingte) Homeoffice gemeinsam klären.
  • Arbeitsaufträge und Kommunikationsroutinen vereinbaren. Aufgrund der neuen Arbeitssituation, kann sich der Kommunikationsbedarf zu Beginn erhöhen.
  • Mitarbeitende benötigen einen geeigneten Heimarbeitsplatz, technische und sonstige Mittel sowie Unterstützung bei (technischen) Problemen
  • Zuhause bestmögliche Arbeitssituation herstellen.
  • Arbeits- und Pausenzeiten sowie Erreichbarkeiten klären.
  • Tipps für die Arbeitsorganisation (z.B. Ziele für den Tag klären, Ablenkungen ausschalten, feste Pausen einlegen) beachten, insbesondere wenn noch keine Homeoffice-Erfahrung vorliegt.
  • Interne wie externe Kommunikationskanäle klären (z.B. Einrichtung Telefonanlage, Telefon- und Videokonferenzen)
  • Auf die Nutzung von IT-Tools (wie z.B. zur Zeitverfassung oder zum Projektmanagement) einigen.
  • Achtung vor E-Mails mit Corona-Bezug. Betrüger nutzen die Corona-Krise für Phishing-Attacken.

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Arbeitsrecht - Klären, wo gearbeitet wird

Der Arbeitgeber kann seine Beschäftigten nicht einfach ins Homeoffice schicken, wenn er sich diese Möglichkeit nicht bereits vorbehalten hat. Auch ein Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf Arbeiten im Homeoffice besteht nicht.

Wo der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung erbringen muss, richtet sich nach dem Arbeitsvertrag. Arbeiten im Homeoffice setzt grundsätzlich das Einverständnis des Mitarbeiters voraus, sei es bereits im Arbeitsvertrag oder später in einer gesonderten Vereinbarung. Möglich ist aber auch, dass der Mitarbeiter auch ohne vorherige Regelung mit der Arbeit von zu Hause aus im konkreten Fall einverstanden ist. Der Arbeitnehmer erklärt sein Einverständnis “stillschweigend“, indem er beispielsweise das nötige Equipment in Empfang nimmt und die Arbeit von zu Hause aus aufnimmt. In der jetzigen Ausnahmesituation sollte man flexibel Lösungen im Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und -nehmer finden.

Wenn ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt ist, kommt natürlich auch keine Arbeit im Homeoffice in Betracht. Bei vorsorglicher Quarantäne, d.h. einer Isolierung zum Schutz vor (potentieller) Ansteckung, muss der Arbeitnehmer im Homeoffice arbeiten.

Bezüglich des Arbeitsschutzes gelten dieselben Regeln wie für den betrieblichen Arbeitsplatz. Arbeitsunfälle am privaten Arbeitsplatz, die im Kontext der Ausübung der beruflichen Tätigkeit eintreten, werden von der gesetzlichen Unfallversicherung übernommen. Die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit im Homeoffice kann im Einzelfall schwierig sein.

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Steuern - das Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden

Aufwendungen für ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer können vom Arbeitnehmer bis zu einer Höhe von 1.250 Euro als Werbekosten geltend gemacht werden. Eine Voraussetzung dafür ist, dass für die Ausübung der beruflichen Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Dies könnte auch für den Zeitraum der Coronakrise gelten, während dessen zuhause gearbeitet wird.

Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist der volle Höchstbetrag von 1.250 Euro auch dann zu berücksichtigen, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht für das ganze Jahr genutzt wird, sondern beispielsweise nur für die Zeit, in der man während der Corona-Krise zu Hause arbeitet. Ein unbeschränkter Abzug ist nur zulässig, wenn das‎ häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.

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Technik und Ausstattung - mehr als nur W-LAN

Grundvoraussetzung für ein Homeoffice ist eine schnelle Internetverbindung z.B. per Festnetz oder Mobilfunk. Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber alle Aufwendungen, die der Arbeitnehmer für seine Arbeit im Homeoffice tätigt. Das gilt beispielsweise für Kommunikationskosten (Telefon, Internet usw.). Es können aber auch abweichende Regelungen getroffen werden, so zum Beispiel, dass der Arbeitnehmer eigene Geräte auf eigene Kosten benutzt. Solche Regelungen sollten unbedingt schriftlich vereinbart werden.

Im Idealfall stellt der Arbeitgeber die Hardware, wie z.B. ein Dienstnotebook oder -Smartphone, zur Verfügung. Die Nutzung von privaten Rechnern ist auch möglich. Dann sollte die klare technische Trennung von privater und beruflicher Nutzung eingehalten werden, um Sicherheitsprobleme, die bei privater Anwendung entstehen, zu umgehen. Falls Sie keinen Clouddienst nutzen, sollten Sie über einen Fernzugriff (Remote-Desktop) und eine verschlüsselte Verbindung (Virtual Private Network VPN—Tunnel) arbeiten. Beim Aufbau der Verbindung empfiehlt sich der Einsatz einer Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Der private PC und weitere Hardware, wie z.B. Router, sollten stets auf dem aktuellsten Stand sein: Updates von Betriebssystem und Anwendungssoftware sollte zeitnah durchgeführt werden. Das gilt insbesondere für Browser, Sicherheitssoftware (Virenscanner, Firewalls...) und ggf. verwendete VPN-Software. Nur berechtigte Personen sollten über die Hardware Zugang zu den Unternehmensdaten haben. Verschlüsseln Sie Festplatten und Notebooks. Nur bekannte Geräte sollten genutzt werden. Dies gilt insbesondere für USB-Sticks. Es sollte eine Datenschutzvereinbarung vorliegen.

Ein Arbeitsplatz ist ein Arbeitsplatz – auch zuhause. Findet Homeoffice über einen längeren Zeitraum, z.B. mehrere Wochen, statt, dann sollten Schreibtisch und Bürostuhl genutzt werden, um ein ergonomisch günstige Arbeitssituation zu ermöglichen. Im Idealfall sollte auch ein Arbeitszimmer zur Verfügung stehen.

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Arbeitszeiten und Erreichbarkeit - Zu Hause und doch vernetzt

Bei den Arbeits- und Pausenzeiten gelten die gesetzlichen Regeln und die Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag. Arbeitnehmer, die von zu Hause arbeiten, müssen nicht außerhalb der vorgesehenen Arbeitszeiten erreichbar sein. Auch im Homeoffice muss die Arbeitszeit erfasst werden. Klären Sie, wie dies technisch umgesetzt werden soll. Auch dafür stehen Tools zur Verfügung, wie z.B. clockodo, TimeTac, timebutler oder TimeStatement.

Die reguläre telefonische Erreichbarkeit soll sichergestellt werden, z.B. über die Einrichtung einer Rufumleitung. So sind Mitarbeiter unter ihrer beruflichen Rufnummer zuhause erreichbar. Bei eigenen Telefonaten erscheint die berufliche Telefonnummer. Prüfen Sie, welche Möglichkeiten die Telefonanlage dazu bietet. Auf VoIP („Voice over IP“) basierende Telefonanlagen bieten hier üblicherweise eine hohe Flexibilität. Stehen keine dienstlichen Smartphones zu Verfügung, muss auf den Smartphones der Mitarbeiter ggf. eine App installiert werden, mit der die Trennung von privaten und beruflichen Rufnummern ermöglicht wird. Sie sollten auch die Möglichkeiten für Telefon- und Videokonferenzen nutzen. Achten Sie darauf, dass bei Videokonferenzen auch der optische Eindruck zählt.

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Kommunikation, kollaboratives Arbeiten, Datentransfer - Tipps für Tools

Es existiert eine unüberschaubare Vielfalt an Werkzeugen, die Sie für unterschiedliche Arbeitsprozesse (im Homeoffice) einsetzten können. Folgend finden Sie eine Auswahl häufig genannter Tools (jeweils in alphabetischer Reihenfolge, kein Anspruch auf Vollständigkeit):

Umfassendere Kollaborationstools wie z.B. Bitrix24,Dropbox Paper, Microsoft Teams oder Stackfield verbinden viele der zuvor genannte Funktionalitäten.

Vergleichen Sie verschiedene Werkzeuge (Leistungsspektrum, Preismodell etc.) und entscheiden erst dann. Achten Sie darauf, datenschutzkonforme Anwendungen zu nutzen.

Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung erleichtern die Konzentration und vereinfachen die Kommunikation bei Videokonferenzen.

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Förderung - den digitalen Weg gehen

go-digital: Den Mittelstand auf dem Weg in die digitale Zukunft begleiten

Die zunehmende Digitalisierung des gesamten Geschäftsalltags ist aktuell eine der größten Herausforderungen für die Wirtschaft und für den Erhalt von Geschäftsprozessen und Wettbewerbsfähigkeit. Die digitale Transformation betrifft alle Branchen und Geschäftsbereiche. Das Förderprogramm "go-digital" mit seinen drei Modulen "Digitalisierte Geschäftsprozesse", "Digitale Markterschließung" und "IT-Sicherheit" richtet sich gezielt an kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft bis 100 Beschäftigte und an das Handwerk. Aufgrund der Dringlichkeit gibt es vorrübergehende Änderungen im Beantragungsprozess. Ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn beim Thema Home Office ist möglich. KMU können gemeinsam mit dem Go-Digital Berater einen Antrag einreichen. Nach der Prüfung und Eingangsbestätigung kann die Beratung unmittelbar beginnen.

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Quellen

  • IHK München und Oberbayern (2020): IHK Ratgeber. Homeoffice - auch in Zeiten des Coronavirus. Abrufbar unter: https://www.ihk-muenchen.de/
  • Deutscher Gewerkschaftsbund DGB (2020): Corona und Arbeitsrecht: FAQ für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Abrufbar unter: https://www.dgb.de/

Wir erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Haftung für die inhaltliche Richtigkeit wird nicht übernommen.

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